Privacy verklaring

Versie Privacy Verklaring 28/07/2023

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van “LOTANA BV” (hierna genoemd “LOTANA”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.

Huidige privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website https://www.lotana.be (m.i.v. www.lotana.eu, www.spelmagazijn.be, www.speelgoedmagazijn.be, www.puzzelmagazijn.be, www.creatiefmagazijn.be en www.miniloco.be (hierna gezamenlijk genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen LOTANA en haar klanten, prospecten en business partners.

Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die LOTANA verzamelt, alsook over de wijze waarop LOTANA deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

LOTANA wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en/of (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.

Het bezoeken van de Website, het aankopen van producten, alsook het inschrijven op de nieuwsbrief impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop LOTANA uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

Gelieve deze Privacy Verklaring te lezen in samenhang met de cookie policy van LOTANA.

I. Soorten persoonsgegevens

LOTANA verwerkt in het kader van haar werkzaamheden uw Persoonsgegevens. Het gaat daarbij om:
− Categorie 1, op basis van cookies: uw IP-adres en details over uw bezoek op onze Website;
− Categorie 2, bij registratie of via één van de invulformulieren op onze Website: uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegegevens, uw e-mailadres en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt in het vrije invulveld;
− Categorie 3, als u ons belt of mailt: uw e-mailadres en/of telefoonnummer, evenals de gegevens die u zelf vrijgeeft;
− Categorie 4, bij inschrijving op onze nieuwsbrief: uw e-mailadres en naam;
− Categorie 5, bij het plaatsen van een bestelling: uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, telefoonnummer en uw e-mailadres.

II. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

• Bezoek van de Website
• Het aanmaken van een account
• Het invullen van het contactformulier
• Het inschrijven op de nieuwsbrief (al dan niet via de Website)
• Correspondentie met en uitgaande van LOTANA
• De verificatie van uw identiteit

De door LOTANA verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om specifieke (betalings)voorwaarden te genieten). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel zijn.

III. Gebruik persoonsgegevens

LOTANA zal uw Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor:

- Categorie 1: Het verzorgen en verbeteren van onze Website en het opnemen van Persoonsgegevens in anonieme statistieken, alsook het personaliseren van onze website en nieuwsbrieven; met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming bij je eerste bezoek aan onze Website;

- Categorie 2 en 3: Het beantwoorden van vragen en informatieverzoeken, met als rechtsgrond het uitvoeren van een dienst waarom u hebt verzocht;

- Categorie 2, 3, 4 en 5: Direct marketing, nieuwsbrieven, acties en promoties door LOTANA zelf, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten dan wel je expliciete, voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij LOTANA. U kan op elk ogenblik aangeven dat u niet langer onze nieuwsbrieven wil ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon;

- Categorie 5: De levering en facturatie van door u bestelde producten of diensten, met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst waarom u verzocht hebt en waarvoor de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is of omdat de wet dit vereist of nog omdat LOTANA daartoe een gerechtvaardigd belang heeft.

IV. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

LOTANA zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot het verwerken van betalingen, het verzenden van leveringen, in het kader van database management en werking van de website). In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan payment providers, softwareleveranciers, cloud partners, transport partners en externe IT-consultants.

LOTANA verbindt er zich in elk geval toe om met deze derden een dataverwerkingsovereenkomst af te sluiten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat LOTANA uw persoonsgegevens openbaar maakt:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer LOTANA hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van LOTANA.
• Wanneer LOTANA of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die LOTANA heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal LOTANA uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

V. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheersd door één of meerdere passende waarborgen (zoals goedgekeurd door de EU):

• Het afsluiten van een data transfer agreement met de bestemmeling, dewelke zal bevatten de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’; en/of
• Bindende bedrijfsvoorschriften; en/of
• Certificeringsmechanismen.

VI. Opslag persoonsgegevens

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere regelgeving, bewaart LOTANA uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder ‘III. Gebruik persoonsgegevens’.

Gegevens voor nieuwsbrieven worden maximaal tot 3 jaar na de laatste bestelling bewaard. Facturatiegegevens dienen wettelijk 7 of 10 jaar bewaard te worden. Andere klantgegevens worden maximaal tot 5 jaar na de laatste bestelling bewaard.

VII. Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

• Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;
• Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (LOTANA wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
• Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@lotana.be of het formulier voor de uitoefening van uw privacy rechten in te vullen en aan LOTANA te bezorgen via e-mail of per post.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier. Bovendien kunt u steeds via uw account uw persoonsgegevens die u diende mee te delen bij de aanmaak van uw account, verifiëren, updaten, en/of wijzigen.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de producten van LOTANA meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van LOTANA.

VIII. Beveiliging persoonsgegevens

LOTANA verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

LOTANA zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren onsite, dan wel in de cloud met datacenters in de EU.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van LOTANA, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat LOTANA in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.

Tot slot zal de veiligheid van uw account ook mee afhangen van de geheimhouding van uw wachtwoord en andere accountinformatie. LOTANA zal nooit vragen om uw wachtwoord en evenmin zal u ertoe gehouden zijn om dit zelf mee te delen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld, zal deze derde via uw wachtwoord toegang verkrijgen tot uw account en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw account. LOTANA raadt u dan ook ten stelligste aan om uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft tot uw account, en meteen contact op te nemen met LOTANA.

IX. Update Privacy Verklaring

LOTANA is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen waarbij LOTANA de datum van herziening zal aangeven bovenaan op de eerste pagina van deze Privacy Verklaring. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

X. Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. LOTANA draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

XI. Contacteer LOTANA

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop LOTANA uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

- Via e-mail: privacy@lotana.be,
 of
- Via de post: Ter Voort 20, 2260 Westerlo, België

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop LOTANA deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop LOTANA uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op volgende adressen:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
B-1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

ADDENDUM A - Achteraf betalen met Billink

De persoonsgegevens en/of bedrijfsgegevens die u aan LOTANA verschaft in het kader van een bestelling waarbij achteraf betalen wordt gebruikt, worden door ons - dan wel door derden aan wie de vorderingen overgedragen worden - onder meer gebruikt voor:
- risicoanalyses en kredietwaardigheidstoetsing ten einde overkreditering te voorkomen;
- het op een correcte manier doen laten verlopen van de communicatie, administraite, klantenrelatiebeheer, het factureren en het incasseren van de vorderingen welke uit de achteraf betaaldienst voortvloeien;
- de voorkoming, opsporing en bestrijding van fraude en onregelmatigheden;
- benaderen van u voor (direct) marketingdoeleinden mits dit geschiedt binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voor een volledig overzicht van de verwerkingen welke plaatsvinden bij achteraf betalen, verwijzen wij u naar het Privacy Statement van de door u gekozen betaal-aanbieder.